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itc-企業云會務系統應用方案

項目背景



會議作為企業集體決策及重要事項部署的最關鍵管理行為，是企業的核心管理業務之一，但實際管理業務常面臨一些問題：

1、會議議題材料采用手工收集整理，耗時費力；

2、議題材料依靠傳統方式遞交參會者，耗費成本，且成效不高；

3、會議決策者難以實時了解議題更新、補充材料，影響決策效率；

4、會議相關材料和信息零散分布，難以體系化查閱與統籌；

5、會議決策事項執行進展難以快速、體系化跟蹤。



項目需求


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經濟的快速提高以及時下多媒體會議的發展對會議室設備的要求越來越高，如何把會議相關事務管理與會場設備的自動控制有機地結合起來，是現代化會議提出的新命題。在此情況下，itc推出企業云會務系統應用方案，以簡單的管理操作完成繁鎖的工作任務，提高工作效率，實現智能化以及無紙化辦公，節省成本。


實現效果



itc企業云會務管理系統，通過信息技術自主研發出操作簡便、界面友好的Web后臺管理以及Web端、App端用戶預約管理平臺，對企業的會前、會中、會后整個會務流程進行規范化、實時化管理，減少工作中會議室管理混亂、使用不均衡、設備不到位等情況，實現參會人員高效溝通，最大程度提高企業資源利用率與員工的工作效率。


與會人員可通過App或Web端以及門口屏查詢會議室、會議信息及其設備的狀態、占用情況，進行在線會議室預定，包括會議預約管理、安排會議室預約時間、會議主題、發起人、參會人員，會議記錄的創建、查詢、取消等功能。會議預約成功后，管理員允許進行人工干預，例如強制預留會議室、強制取消預訂等等。發起會議預約時，自動檢測邀請的參會人員是否同一時間有其他會議并提醒，避開會議沖突。



系統通過對接無線化、網絡化、智能化的中控系統，根據會議召開時間自動部署會議室環境。能夠實現會議延時或臨時離場的申請，管理人員可通過App或Web遠程操作，即可對設備進行延時操作或者離場后設備自動關閉，會議環境自動化、場景化控制。



在會議室門口設置顯示器，通過云會務系統與多媒體信息發布系統聯合使用，在終端屏App展示會議主題、參會人數、會議狀態等會議信息，同時，自動將每間會議室的當前使用狀況及近期會議安排顯示在會議室門口的顯示屏上。使每間會議室、實驗室的使用情況及預訂情況一覽無余，會議室的會議狀態信息通知自動更新。




除了線上會議預約，會務全程一站式管理，云會務系統還可對接外部系統，根據企業自身需求，定制化對接人體偵測系統、中控系統等，并進行會議室分合處理操作，將各子系統集成在一起，形成一個多功能的會議系統。





當人體偵測系統感知到人員進入會議室，中控系統將配合控制會議室設備自動開啟到相應的狀態，如燈光開啟、窗簾進入相應的狀態、會議設備自動打開、門口預約屏會顯示已占用和預訂已使用等信息，匯總屏、門口小屏、會議室中的設備等顯示統一狀態信息，各相關辦公軟件（如outlook、OA、會議預約系統等）顯示會議室的狀態信息也即時更新同步。


會議室內燈光、窗簾、視頻等設備也可以通過中控設備直接控制，或者通過Mini CC移動端，針對各個設備進行配置場景，配置各種會議室會議召開時設備的開啟、關閉或其他情況，以及提前開啟、關閉的時間。




同時為合理化安排會議室資源，針對會議室大小需求問題，我們采用分開廳感應器，聯動中控、云會務，當組合大會議室C中間拉上簾子阻斷光幕時，隔斷閉合時，光幕阻斷，系統判定為會議分割，顯示獨立會議室A和B可預約，組合會議室C顯示鎖定無法預約；而隔斷打開時，光幕聯通，系統判斷為會議分割取消，顯示組合會議室C可預約，獨立會議室A和B顯示鎖定無法預約。實現組合會議室的自由切換。


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相比傳統會務軟件采取按需收費的模式，itc云會務無需企業用戶準備機房等硬件設施，只需打開瀏覽器或移動端應用，登錄就能高效的開展會議。系統秉承人性化設計理念，移動式應用、一鍵式管理將會務效率大大提高，比起現有的硬件視頻會議技術，云會務系統在方便性、快捷性、易用性上具有更顯著的優勢，能夠大幅度降低企業運營成本，提高運營效率。


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功能特點具體體現：

1. 強大的后臺管理功能（web端管理） 提供企業管理人員方便地在后臺進行運營維護，方便的了解各種數據，為企業的決策提供數據支持。

2. 支持權限管理、注冊（移動端）

3. 提供會議預約功能（移動端）通過基于SaaS的云會務管理系統平臺為企業會議使用者提供會務服務支持。

4. 支持會議審批（移動端）管理員/審核人對會議預約進行審核、批準，充分考慮到會議室使用的合理性、根據會議的緊急、重要、一般等性質進行主觀/客觀性地判斷，審核結果會以會議通知方式通知會議預約者，及時收到通知，做出相應的調整。

5. 豐富的會議應用—會議簽到&會議投票（移動端）可實現：APP支持二維碼掃碼簽到、主持人權限可設置會議前簽到、可發起會議投票、支持匿名投票、支持多選、投票結果實時顯示在主持人APP界面等。

6. 云端存儲——數據統計與統計分析會務數據云端存儲，管理者可以隨時通過數據統計獲取實時分析數據 ，如會議簽到率、會議室利用率、設備使用率等統計信息能以圖表化展現，全方位的會務數據為企業管理者提供決策支持。




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